Hoe je het uit kunt voeren

Stappen
Wat vraagt het van de ander en van jezelf als FoC
Oefeningen
Goede voorbeelden
Link met competenties FoC

Het proces

Om tot breed gedragen oplossingen te komen, kun je met elkaar een proces doorlopen dat is geïnspireerd op de Soft Systems Methodology. Verderop staan aanwijzingen hoe je vorm kunt geven aan elke fase in dit proces:

1. Ga met betrokkenen in gesprek om hun wereldbeelden (perspectieven) over het vraagstuk helder te krijgen. Voer de gesprekken vanuit oprechte aandacht: het zich gehoord voelen is namelijk een van de sterkste behoeften van betrokkenen. Gesprekken zijn dus een van de beste dingen - interventies - die je als Facilitator of Change voor dit soort vraagstukken kunt doen. Denk daarbij ook aan zaken als (h)erkenning, verbonden blijven of raken, duidelijkheid verkrijgen en iemands identiteit / cultuurhistorie.

2. Analyseer, structureer en maak het vraagstuk inzichtelijk. Je analyseert de gesprekken en beeldt de betrokkenen, hun onderlinge relaties of verbanden, en issues (visueel) overzichtelijk uit.

3. Organiseer gesprekken met en tussen de betrokkenen over hoe iedereen in het vraagstuk staat en wat daar volgens hen mogelijke oplossingen voor zijn. Organiseer validatiesessies en benut het (visuele) overzicht uit fase 2 daarvoor.

Fasen 1, 2 en 3 wisselen elkaar af - ze verrijken elkaar - totdat er verzadiging optreedt en dus wederzijds begrip ontstaat.

4. Betrokkenen implementeren samen de breed gedragen en wenselijke oplossingen. Voeg geleerde lessen toe aan een Body of Knowledge and Skills, opdat deze benut kunnen worden in toekomstige, soortgelijke situaties.

5./1. Als Facilitator of Change help je de betrokkenen naar een proces van ‘co-evolutie’ te gaan (samen doen → samen leren → samen doen → samen leren, etc.). Een behulpzame vraag daarbij is “Doen we gezamenlijk ‘de juiste dingen’ voor en met betrokkenen in hun sociale en fysieke omgeving, en wat menen we dat deze ‘juiste dingen’ zijn?”

Met betrokkenen in gesprek gaan

Voorbereiding

Identificeer de betrokkenen waarmee je een gesprek wilt voeren. Eventueel vraag je aan hun wie zij nog meer relevant achten om mee te spreken.
Maak een lijst met relevante gespreksonderwerpen. Onderstaande onderwerpen helpen om later de gesprekken goed te kunnen analyseren, vergelijken en structureren.

Gespreksonderwerpen

De context - de systeemgrens - van het vraagstuk. Of wanneer de context wordt verbreed: wat als dit de situatie was?
(Gezamenlijk) doel, ambities of wensen van de betrokkene(n)
Wie en wat hoort er bij dit vraagstuk of zou er bij betrokken moeten worden, en wie/wat niet.
Activiteiten of processen die worden uitgevoerd of in optiek van de betrokkenen nodig zijn. Je herkent ze doordat ze regelmatig met behulp van werkwoorden worden uitgedrukt.
Condities of voorwaarden voor het vraagstuk (aanwezig of benodigd): de mate waarin iets aanwezig of afwezig is, vaak uitgedrukt in hoeveelheden.
Overtuigingen en randvoorwaarden (deze zijn niet te beïnvloeden binnen het vraagstuk zelf, tenzij de 'systeemgrenzen' van het vraagstuk worden verlegd); (ethische) uitgangspunten.
Verificatie en validatie: “Hoe doen we de dingen goed?” (verificatie) en “Hoe doen we gezamenlijk de goede dingen, en wat zijn die goede dingen dan?” (validatie) gaan hand in hand en zijn onderdeel van het iteratieve proces om oplossingen te vinden voor het vraagstuk.
Baseer de gespreksonderwerpen ook op actuele inzichten en literatuur en vraag ook naar wat de betrokkene rondom dit vraagstuk beschouwt als relevante bronnen (en waarom?)
Vragen gebaseerd op systemische principes: systemen willen compleet zijn, uitwisselen, een intrinsieke orde hebben, verbonden zijn met hun bron en streven naar een 'doel' (bron: Hellinger Instituut).

Gespreksonderwerpen gebaseerd op de PQR-formule

Betrokkene: "Ik doe P door Q om R te bereiken."

P = Wat: activiteit
Q = Hoe: specifieke variant(en) van P. Q's zijn activiteiten die worden uitgevoerd onder bepaalde (welke?!) omstandigheden of voorwaarden, of zijn gebaseerd op aannames en overtuigingen van de betrokkenen.
R = Waarom: doel, ambitie

Voorbeeld (zie figuur 1): "Ik ga met het probleem van een overstroming om (P) door samen te evacueren (Q) om mijzelf en degenen die mij lief zijn te redden van de verdrinking (R)."

Figuur 1: Voorbeeld van een situatie gestructureerd met behulp van de PQR-formule.

Met behulp van de PQR-elementen kunnen de gespreksonderwerpen worden gespecificeerd en later worden gestructureerd (zie voorbeeld in figuur 2).

Figuur 2: Gespreksonderwerpen met behulp van de PQR-formule.

Oefening: De PQR-formule toepassen op jouw vraagstuk

Doel: Probeer te begrijpen wat de wereldbeelden van de belanghebbenden zijn en hoe deze zich tot elkaar verhouden.

Instructies

Kies een situatie uit je vraagstuk uit en selecteer enkele betrokkenen waarvan je al enigszins weet wat hun wereldbeelden zijn.
Identificeer de PQR's voor een van de betrokkenen. Weet je het niet zeker, of vermoed je PQR's: schrijf die dan als zodanig op - dat maakt het transparant wat al bekend is over de situatie en wat (jouw) aannames zijn. Noteer de PQR's in een structuur zoals in figuur 1. Doe hetzelfde voor de andere belanghebbenden. Kijk of er verbanden of overlap is tussen de verschillende P's, Q's of R's.
Eventueel: deel je reflecties op en geleerde lessen van deze oefening met elkaar.

Grensoordelen

Grensoordelen maken onze alledaagse oordelen en aannames over een bepaalde situatie expliciet (zie figuur 3 met gespreksonderwerpen en voorbeeldvragen, zie ook de topic list met vragen voor het helder krijgen van wereldbeelden). Inzicht verkrijgen in deze oordelen helpt jou als Facilitator of Change, en dus ook de betrokkenen, om het vraagstuk goed te begrijpen, nieuwe perspectieven te verkrijgen, en om gewenste verbeteringen te identificeren of te ontwerpen. Deze grensoordelen zijn al dan niet bewust, zie ook: blinde vlekken, en zijn gebaseerd op Critical Systems Heuristics. Meer lezen? Zie: Kritische systeemtheorie door Hans De Bruin, in Meer dan de som der delen, pagina's 555-569.

Figuur 3: Grensoordelen (Ulrich, 2000)

Figuur 3: Vragen voor duurzame en wenselijke verandering. TO DO: combineren met de figuur hierboven en de voorbeeldvragen in de link, o.i.d.

Tijdens het gesprek

Begin with an open mind, not an empty head

Introduce yourself and the aim of the interview; ask for permission to record the interview; explain how you will use (and maybe anonymize) the results; (stel jezelf voor en het doel van het interview / je Living Lab)

Ask your questions and make notes (or let a team mate make them – agree on your roles); open vragen stellen
Ask more in-depth questions (use PQR) as the conversation progresses

To really understand the stakeholder you should be able to give all your attention to him or her – the conversation lasts approximately 1,5 hours
Take some time to let the ‘interviewee’ trust you. Start with small talk or ask him or her to describe a typical “day of your (work)life”. Become aware of stories with an emotional load. You can use these as indicators to later on talk about it (after they have gained trust in you – roughly after 15 minutes). You need to be very discrete with this matter.
Be aware of your own intentions as an ‘interviewer’. Roles: one who leads the conversation, the other takes notes silently
Silence is, among other things like nodding, a very helpful probe to talk about relevant topics
While identifying win-win improvements you can present the views of other stakeholders
Having conversations to identifying win-win improvements is an iterative process
Practice, practice, practice and develop your own style (take leadership in this)
Find more information here: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00097. About responsive methodology: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00335

Carefully observe what you hear or say:

Speaking "non-violently" (with a focus on connecting with others)

Wanting to connect to search for opportunities and solutions
(Empathetically) observing, understanding and clearly expressing what is needed
Asking for action or connection
Allowing “No” as an answer and asking why that is the case
Daring to make mistakes

Speaking "violently"

Being afraid to loose connection, being competitive and hostile
Interpreting, judging, mistunderstanding
Criticizing, complaining, blaming
Forcing, manipulating and attacking others

Finish the conversation

Close with some small talk (no abrupt ending after a serious conversation) and make sure everyone is happy with the conversation
Ask for contact details to follow-up (e.g. sending notes for verification) and f

Dit is een beveiligde pagina.

or recommended other stakeholders to interview as well

Thank the interviewee for his / her cooperation

Oefening: Conversation between FoC & stakeholder

Goal: experiencing the explication of worldviews - both as interviewer and as stakeholder

Instructions

Choose a challenging situation from your Living Lab you want to practice with
Divide roles: stakeholder, FoC (interviewer), observer(s)
Interview between Facilitator of Change and stakeholder (role play)
- FoC (interviewer): use the topics of slide 11 (adjust for your situation) and interview tips of slide 13
- Stakeholder (interviewee): asnwer with waht you know about the stakeholder, if not: say what comes to your mind (play the role, don’t close the conve

rsation with: “I don’t know what the stakeholder thinks / wants / etc.”

- Finish the interview with short observations by all of you – the interviewer, interviewee, observers
- ± 3 rounds | amount of time: 10 minutes per interview | rotate roles: same or new topic

Etiquette:

just experience it, no right/wrong, respect, confidentiality, take a short time-out if needed, and attitude: openness, vulnerability, discomfort, playfulness

After this exercise: plenary sharing and reflecting at experiences and lessons learned.

Deze oefening kun je uitbreiden door gesprekken met meerdere betr

okkenen te oefenen, bijvoorbeeld om ge

zamenlijk te leren of voor validatiesessies.

Gesprekken uitwerken

Data transcription & analyses

L

i

nk results from research to current situations

Conduct more interviews until a saturation point is reached

Het vraagstuk analyseren, structureren en inzichtelijk maken

Cluster answers to your questions according to the conversation topics
FoC’s jointly discuss interpretations of the conversations (and identify synergies, challenges, conditions, etc.)
Collect relevant and lively quotes. FoC (most likely is the only one who) knows sensitive issues of stakeholders
Visualize results and relations between stakeholders: rich picture, infographic, conceptmap. Tip: use colors, shapes, etc. to give meaning to the different elements)
- Whom (and what) are involved and affected by your project?
- Try to describe per stakeholder / aspect (make specific):
  - What is their goal, wish or need related to the project topic?
  - How do they already contribute to solving the problem?
  - What do they need from others (whom?) or contribute to solve the problem?

Zie ook: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00097

Rijke plaatjes maken

Doel: Samen begrijpen voor ingrijpen.
Nut: Met behulp van het praatplaatje krijg je het vraagstuk beter in beeld en kunnen betrokkenen met elkaar in gesprek gaan en samen zoeken naar betekenisvolle verbeteringen.
Belangrijkste onderdelen:
- De betrokkenen en hun rol in de situatie.
- Hun wensen, doelen en/of ideale rol in de situatie.
- Hun onderlinge relaties. Wat brengen zij en krijgen zij van anderen?
- Relevante en sprekende quotes.
- Aanvullende informatie en theorie.

Vereiste: Het plaatje spreekt voor zich en de betrokkenen herkennen zich er in.

Figuur X: Voorbeeld van een rijk plaatje.

Nalopen: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00861

Andere technieken zijn: Purposeful Activity Models (PAM), maar ook andere technieken, zoals bijvoorbeeld System Dynamic (SD) models

Joint interpretation and validation

Validating interpretations and visualizations with stakeholders involved
- Ensure stakeholders recognize themselves in the initial interpretation / visualisation (= the reason to use their quotes)
- Ensure stakeholders are willing to understand each other (this willingness likely increases as they already felt heard during the individual conversation with FoC)
- Facilitator of Change knows sensitive issues and carefully anticipates on these
Coalition of the willing to jointly find desired improvements: the circle of (new) stakeholders increases: a constructive ‘bedding’ has been developed (plenary discussions are no longer a ‘wrestling championship’ of the FoC alone).
These conversations gradually evolve into the ‘broad dialogue’ with institutions about governance and ethical starting points (which in turn will result in (new) strategy and execution to experiment with “doing the right things and doing those things right”)

Aanverwante methoden, technieken en repertoire

Appreciative Inquiry: het waarderende gesprek
Boundary crossing technique (Carla Oonk)
Consent methode
“De meedogenloze schoonheid van de samenleving” door Jan Jacob Stam
Deep Democracy
Gesprekstechnieken (boekjes, handleidingen - opm. Kees B)
Geweldloze Communicatie; Communikaartjes Verbindende Communicatie van Ai-opener
IKH guide en gespreksonderwerpen (ws 4 minor FF): https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00335
“In dialoog” door Kees Voorberg en Eelco de Geus
Multi Stakeholder Participation
Omdenken; Ja Maar
Open Space Technology
Oplossingsgericht gesprek
Socratisch gesprek
Systemisch gesprek / Rake vragen / Opstellingen
Systemisch werk / systemische principes
The Work (door Byron Katie)
Ubuntu
…
Literatuur IL MRDD
Boekje RH-DHV